Ewidencjonowanie transakcji na kasie fiskalnej jest wymagane przy prowadzeniu sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych. Większość przedsiębiorców dokonujących sprzedaży dla tych grup jest zobligowana do zakupu i instalacji kasy fiskalnej. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie dotyczy z kolei sprzedaży dokonywanej na rzecz innych podmiotów, w tym także osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Transakcje sprzedaży dla innych firm dokumentujemy bowiem fakturą VAT.
Zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych
Aktualnie przepisy dopuszczają różnego rodzaju zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, jak np. limit przychodów czy przyjmowania wpłat wyłącznie w formie przelewu na rachunek bankowy. Aby jednak móc skorzystać ze zwolnień, należy szczegółowo przeanalizować ich dostępne rodzaje, a także wyłączenia z ich stosowania w odniesieniu do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.
Zasady wystawiania faktur do paragonów
Wystawienie faktury do paragonu na rzecz innej firmy jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że sprzedawca w momencie zawierania transakcji sprzedaży musi wiedzieć, czy kupujący występuje w roli osoby fizycznej i dokonuje zakupów na cele prywatne czy reprezentuje firmę, a zakupy mają być wykorzystane w działalności gospodarczej. Zmiana przepisów podyktowana była dużą skalą wyłudzeń VAT, nieuczciwi przedsiębiorcy wykorzystywali paragony, do których wystawiano puste faktury. Celem modyfikacji przepisów było więc uszczelnienie polskiego systemu podatkowego.
Faktura do paragonu wystawionego bez NIP
W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę do paragonu nie zawierającego numeru NIP, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się”.
W praktyce oznacza to, że sprzedawca powinien wykazać daną transakcję podwójnie w ewidencji VAT, czyli na podstawie paragonu i wystawionej faktury VAT. Do ewidencji sprzedaży VAT należy zatem wprowadzić miesięczny raport fiskalny zawierający paragon bez NIP nabywcy oraz fakturę ze wskazaniem danych nabywcy. Podatek VAT do zapłaty z tytułu tej sprzedaży będzie zatem dwukrotnie większy.